XII. Организация контроля исполнения документов в Администрации города - А. Н. Чумаков Постановление вносит
.RU

XII. Организация контроля исполнения документов в Администрации города - А. Н. Чумаков Постановление вносит



^ XII. Организация контроля исполнения документов в Администрации города


1. Контролю и проверке исполнения подлежат все зарегистрированные документы, содержащие порученческие пункты, сроки исполнения, требующие принятия решения и (или) выполнения определенных управленческих действий, составления ответственного или иного документа, внесения изменений в нормативные, инструктивные и другие документы.

В аппарате Администрации города контролю подлежат:

На контроль могут ставиться и другие документы по решению Мэра города.

2. Контроль исполнения правовых актов осуществляют должностные лица, на которых Мэром города возложен контроль за исполнением непосредственно в тексте документа или в резолюциях по исполнению документа.

Если контроль за выполнением возлагается на нескольких должностных лиц, то определение работы над документом для каждого исполнителя, созыв и отчетность подконтрольных документов возлагается на должностное лицо, записанное первым. Организация и контроль исполнения отдельных пунктов могут поручаться различным должностным лицам.

3. Заместители Главы Администрации города, руководители отраслевых (функциональных) органов и структурных подразделений Администрации города несут ответственность за неисполнение контролируемых документов в соответствии с Федеральным и Областным законодательством .

4. Сроки исполнения контролируемых документов указываются в текстах документов или поручений (резолюций) руководителей.

Сроки выполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты поступления в Администрацию города.

Документы, по которым срок исполнения не указан, исполняются, как правило, в течение месяца со дня регистрации документа в Администрации города.

Поручения с пометками «Весьма срочно» исполняется в трехдневный срок, «Срочно» - в пятидневный срок, если руководителем не определен другой конкретный срок.

5. При необходимости изменения срока выполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее, чем за два дня до истечения срока представляет на имя давшего поручение мотивированную просьбу о продлении срока исполнения.

Ответы на документы Администрации Ростовской области, министерств и ведомств Российской Федерации подлежат отправке не позднее чем за 3 дня до истечения сроков, указанных в этих документах.

При особых обстоятельствах, приведших к нарушению срока исполнения, лицом, ответственным за контроль, представляются письменные объяснения, после чего может быть установлен новый срок исполнения.

Сроки исполнения документов, установленные Мэром города, могут быть изменены только им. Целесообразность изменения сроков исполнения должна быть обоснована в предложениях заместителей Главы Администрации города.

6. Снятие документов (поручений) с контроля производится после их полного исполнения на основании распоряжения или резолюции Мэра города, его заместителей и представления информации в электронном и бумажном вариантах ответственному исполнителю системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело». В системе Дело предусмотрены отчетные формы позволяющие контролировать порядок прохождения документов и своевременность их исполнения.

Снять документ (поручение) с контроля может только руководитель, поставивший его на контроль.


ХIII. Организация контроля исполнения указов и распоряжений Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, постановлений и распоряжений Администрации Ростовской области


1. Контроль исполнения указов и распоряжений Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, постановлений и распоряжений Администрации Ростовской области, осуществляют должностные лица, на которых Мэром города Зверево резолютивно возложен контроль исполнения.

2. Контроль исполнения правовых актов осуществляется с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее–система «Дело»).

Пересылка информации и требование о представлении информации о ходе исполнения правовых актов по факсу и открытым сетям (Интернет) не допускаются.

3. На каждый контрольный правовой акт ответственный исполнитель системы «Дело» вносит в электронную контрольную карту резолюцию руководителя, Ф.И.О. ответственного за исполнение указов и распоряжений Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, постановлений и распоряжений Администрации Ростовской области, обеспечивают передачу правового акта с резолюцией руководителя на непосредственное исполнение, осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения правовых актов, своевременное внесение (в соответствии со сроками, указанными в правовом акте, или сроками упреждающего контроля) исполнителями и соисполнителями информации о ходе их исполнения в систему «Дело».

4. Заместители Главы Администрации города или другие должностные лица, на которых Мэром города Зверево возлагается контроль исполнения правового акта, определенных в резолюциях, утверждают планы по организации исполнения указов и распоряжений Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области, постановлений и распоряжений Администрации Ростовской области.

5. Должностным лицом, ответственным исполнителем системы «Дело», обеспечивается своевременное внесение информации в систему «Дело», при этом обязательно устанавливается связка с электронной контрольной картой соответствующего правового акта. По каждому контрольному правовому акту ведется контрольная накопительная папка.

В контрольной накопительной папке содержатся следующие документы:

- правовой акт, поставленный на контроль;

- отчетные документы, отражающие ход исполнения правового акта,

- переписка;

- справки о результатах проверок.

Обобщенная информация о ходе выполнения или о выполнении контролируемого правового акта или отдельного его пункта вносится в систему «Дело» и должна быть конкретной и полной по каждому пункту с указанием принимаемых мер по его реализации. При нарушении хода исполнения правового акта должны быть указаны причины нарушения и принятые меры по их устранению. Информация должна быть завизирована заместителем Главы Администрации города или руководителем структурного подразделения, на которого возложен контроль исполнения правового акта и предоставлена в электронном и бумажном вариантах.

6. Если в процессе реализации правового акта выясняется невозможность соблюдения указанного срока или исполнения его в целом, то лицом, ответственным за реализацию данного правового акта, готовится на имя Мэра города Зверево за подписью должностного лица, осуществляющего исполнение, аргументированное представление о продлении срока исполнения правового акта. Продление срока исполнения правового акта или отдельных его положений должно быть оформлено не менее чем за 5 дней до истечения срока выполнения. В противном случае правовой акт считается не исполненным в срок, о чем информируется Мэр города Зверево и вносятся предложения о мерах наказания виновных.

7. Общий отдел Администрации города осуществляет упреждающий контроль исполнения правовых актов путем анализа информации о ходе их исполнения с использованием системы «Дело», а также проведения плановых инспекторских проверок исполнения правовых актов и поручений в Администрации города. В случае нарушения хода выполнения контрольных правовых актов проводятся совещания с заслушиванием ответственных должностных лиц, вырабатывается комплекс мер, направленных на исполнение правового акта.

О результатах контрольных мероприятий информируется Мэр города Зверево, и вносятся предложения о мерах, направленных на выполнение правовых актов, а также, в случае необходимости, о привлечении должностных лиц к ответственности.


XIII1. Организация контроля исполнения постановлений, распоряжений Администрации города Зверево и документов


1. Контроль исполнения правовых актов и документов осуществляют должностные лица, на которых Мэром города возложен контроль за исполнением и оговорены сроки непосредственно в тексте документа. Управляющий делами Администрации города, заместители Главы Администрации города или другие должностные лица, на которых Мэром города возлагается контроль за исполнением документа, определяют в резолюциях меры по организации его исполнения и ответственных должностных лиц в подчиненных структурных подразделениях.

Общий отдел Администрации города осуществляет общий контроль исполнения правовых актов и документов путем анализа информации о ходе исполнения документов, а также проведения инспекторских проверок исполнения документов.

Должностным лицом, определенным в резолюции руководителя организатором исполнения документа, своевременно представляется ответственному исполнителю информация в электронном и печатном вариантах для внесения в электронную рабочую карту (далее РК). По каждому контрольному документу ведется электронная РК в системе «Дело». Информация должна быть завизирована заместителем Главы Администрации или руководителем, на которого возложен контроль за исполнение документа.

Обобщенная информация о ходе выполнения или о выполнении контролируемого документа, пункта заносится в электронный информационный лист документа и должна быть конкретной и полной по каждому вопросу с указанием принимаемых мер по его реализации.

При нарушении хода исполнения документа должны быть указаны причины нарушения и принятые меры по их устранению.

2. При выполнении всех пунктов постановления (распоряжения) и представления предложения о снятии его с контроля, согласованного со всеми заинтересованными должностными лицами, общим отделом в установленном порядке производится снятие постановления (распоряжения) с контроля. Снятие документа с контроля не прекращает его действие.

3. Если в процессе выполнения постановления (распоряжения) выясняется невозможность соблюдения указанного срока или исполнения документа в целом, то лицом, ответственным за выполнение данного документа, готовится на имя Мэра города аргументированное представление о продлении срока исполнения данного документа, его изменении, приостановлении либо отмене в связи с объективной невозможностью его дальнейшего выполнения. О принятом решении исполнителем информируется общий отдел. Продление срока исполнения постановления (распоряжения) должно быть оформлено не менее чем за 2 дня до истечения срока его выполнения. В противном случае документ считается не исполненным в срок, о чем управляющий делами Администрации города информирует Мэра города и вносит предложения по мерам наказания виновных.

  1. Устные поручения.

Общим отделом поручения, данные на еженедельных планерных совещаниях у Мэра г. Зверево, оформляются протоколом, в котором указываются поручения, сроки их исполнения и ответственные за исполнение. Этот протокол передается в тот же день заместителям Главы Администрации города и другим, указанным в нем исполнителям.

В пятницу до 13 часов письменная информация об исполнении поручений на имя Мэра города передается исполнителем в общий отдел для обобщения и передачи Мэру города.

ХIV. Порядок представления к награждению государственными наградами

Российской Федерации.


1. Государственные награды Российской Федерации являются высшей формой поощрения граждан за выдающиеся заслуги перед государством и народом.

Представление к награждению государственными наградами Российской Федерации осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 2 марта 1994 года № 442 «О государственных наградах Российской Федерации», письмом Комиссии по государственным наградам при Президенте Российской Федерации от 27.09.2002 № А23-5617.

2.  При представлении работников к государственной награде в связи с юбилейной датой организации необходимо учитывать, что в соответствии с письмом Комиссии по государственным наградам при Президенте Российской Федерации от 16.05.97 № А23-2042 юбилейными датами для коллективов организаций считаются 50 лет, 100 лет и каждые последующие 50 лет со дня основания, для граждан – 50, 60 лет и каждые последующие 10 лет со дня рождения.

3. Для представления к награждению граждан в службу по государственным наградам главного управления государственной и муниципальной службы, организационной и кадровой работы (далее – служба по государственным наградам) необходимо представить письмо-ходатайство коллектива на имя Главы Администрации (Губернатора) области. В нем указываются: наименование коллектива, который ходатайствует о награждении; вид и наименование награды; полностью фамилия, имя, отчество и должность представляемого к награждению; мотив представления к награждению; наименование вышестоящей организации, которая будет вносить представление к награждению государственной наградой Президенту Российской Федерации; финансовое положение организации, в которой работает представляемый к награждению; информация об уплате налогов в местный, областной, федеральный бюджеты и выплате заработной платы сотрудникам организации.

4. К письму-ходатайству прилагаются: наградной лист, справка о финансово-экономическом состоянии организации в динамике за трехлетний период и истекшие месяцы текущего года, предшествующие дате внесения ходатайства; данные об уплате налогов во все уровни бюджетов и выплате заработной платы работникам; информация о вкладе организации в экономику региона (письмо на имя Министра Российской Федерации за подписью заместителя Главы Администрации (Губернатора) области, курирующего отрасль).

5. После согласования наградных документов полномочным представителем Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе служба по государственным наградам передает их в кадровые службы областных органов исполнительной власти или организаций для направления в федеральные органы исполнительной власти. В случае отсутствия вышестоящих федеральных органов исполнительной власти наградные документы с ходатайством Главы Администрации (Губернатора) области направляются в Комиссию по государственным наградам при Президенте Российской Федерации.

6. Повторное награждение государственной наградой за новые заслуги возможно не ранее, чем через 3 года после предыдущего награждения государственной наградой, за исключением награждения за совершение геройского подвига, проявленное мужество, смелость и отвагу.

7. Руководитель и начальник отдела кадров организации, выступившие с инициативой о награждении и подписавшие наградной лист, несут ответственность за правильность указанных сведений о награждаемом.

^ ХV. Поощрения Мэра города Зверево


1. Для награждения граждан и трудовых коллективов организаций (независимо от форм собственности) за большой вклад в социально-экономическое развитие города Зверево, выдающиеся трудовые достижения утверждена система поощрений Мэра города:

Почетная грамота Администрации города Зверево;

Благодарственное письмо Мэра города Зверево;

Приветственный адрес Мэра города Зверево.

2. Порядок представления к поощрениям Мэра города устанавливается постановлением Администрации города.

3. Заместители Главы Администрации города, выступившие с инициативой о поощрении трудовых коллективов организаций или граждан организуют подготовку, согласование проекта распоряжения Администрации города и процедуру вручения поощрений.

4. Тексты поощрений, согласованные с помощником Мэра города, печатаются на специальных бланках.

5. Ответственность за формулировку мотива представления к поощрению, правильность указанных сведений о награждаемом (фамилия, имя, отчество, должность, место работы), проверку текста грамот (писем) на отпечатанных бланках, соблюдение сроков подготовки документов возлагается на исполнителя, ответственного за подготовку проекта соответствующего правового акта.

6. Приобретение ценных подарков, печать Почетных грамот, Приветственных адресов и Благодарственных писем осуществляет общий отдел Администрации города

7. Вручение Приветственных адресов, Благодарственных писем проводит Мэр города или по его поручению заместители Главы Администрации города, другие руководители.


^ ХVI. Порядок опубликования официальных материалов и работы с опубликованными критическими материалами в средствах массовой информации.


1. Порядок официального опубликования нормативных правовых актов Администрации города утверждается постановлением Администрации города.

Организационные вопросы по опубликованию проводит управляющий делами Администрации города.

2. Заместители Главы Администрации города, руководители отраслевых (функциональных) органов и структурных подразделений Администрации города не позднее двух недель со дня опубликования критических материалов направляют в соответствующие средства массовой информации итоги рассмотрения публикаций. Ответы должны носить конкретный характер, с обязательным указанием принятых мер на выступление в CMИ.

Контроль за своевременным реагированием на выступление в CMИ возлагается на специалиста общего отдела Администрации города.

3. Организационные вопросы по взаимодействию заместителей Главы Администрации города, руководителей структурных подразделений Администрации города со средствами массовой информации по вопросам их деятельности осуществляются специалистом общего отдела Администрации города.


^ ХVII. Порядок подготовки и проведения совещаний в Администрации города.


1. Проведение совещаний по различным направлениям деятельности определяется Мэром города или его заместителями. Они предусматриваются в планах работы.

2. Должностным лицом, принявшим решение (либо получившем поручение) о проведении совещания, утверждаются план подготовки и порядок проведения совещания.

Совещания должны быть тщательно подготовлены, носить конкретный, деловой характер.

Городские собрания, совещания с привлечением больших групп работников, руководителей структурных подразделений проводятся по согласованию с Мэром города.

3. Подготовка необходимых материалов (доклад, информация, справки, список участников, проект решения и т.д.), план подготовки, порядок проведения, составление протокола поручений совещания, а также приглашение и регистрация участников совещания возлагается на заместителей Главы Администрации города и руководителей структурных подразделений, которые готовят совещание.

4. Каждую неделю Мэр города проводит оперативные совещания с заместителями Главы Администрации города, управляющим делами Администрации города по вопросам текущей работы.

5. Заместители Главы Администрации города еженедельно проводят планерные совещания с руководителями курируемых структурных подразделений Администрации города и муниципальных учреждений, отделов и предприятий по итогам работы за неделю и задачам на последующий период времени.

Продолжительность проведения таких совещаний (планерок), как правило, не должна превышать полутора часов.

Протоколирование совещаний, проводимых Мэром города, организует управляющий делами Администрации города Зверево. Контроль за исполнением поручений Мэра города, данных на совещании, осуществляет специалист общего отдела.

Протоколы совещаний хранятся в общем отделе Администрации города.

^ ХVIII. Порядок оформления отпусков работникам аппарата Администрации города


1. Общим отделом Администрации города оформляется график отпусков на новый календарный год и утверждается Мэром города не позднее чем за две недели до окончания текущего календарного года, доводится до сведения работников под роспись.

2. Мэр города направляет информацию о графике своего отпуска за 2 недели до начала календарного года Главе Администрации (Губернатора) области и информирует его за 14 календарных дней до наступления очередного ежегодного оплачиваемого отпуска.

Копии заявления и распоряжения о предоставлении отпуска Мэру города передаются в главное управление государственной и муниципальной службы, организационной и кадровой работы Администрации области для осуществления учета использования отпусков.

3. На период своего отпуска (либо иного временного отсутствия) Мэр города своим распоряжением возлагает исполнение своих обязанностей на заместителя Главы Администрации города по жилищно-коммунальному хозяйству и обеспечению жизнедеятельности.

В случае отсутствия:

- заместителя Главы Администрации города по жилищно-коммунальному хозяйству и обеспечению жизнедеятельности Мэр возлагает свои обязанности на заместителя Главы Администрации города по развитию и социальным вопросам;

- заместителя Главы Администрации города по развитию и социальным вопросам – на заместителя Главы Администрации города по экономике и финансам.

В случае досрочного прекращения Мэром города своих полномочий его обязанности до вступления в должность вновь избранного Мэра города исполняет один из заместителей в аналогичном порядке.

Заявления на отпуск работниками аппарата Администрации города, руководителями отраслевых (функциональных) органов Администрации города пишутся на имя Мэра города и оформляются распоряжением.

4. Сотрудники аппарата Администрации города согласовывают заявления на отпуск с заместителями Главы Администрации города (кураторами) с последующей передачей заявлений в общий отдел для оформления.

5. Общий отдел контролирует наличие необходимых виз на заявлениях, осуществляет подготовку распоряжений о предоставлении отпусков и ведет учет их использования.

6. Руководители муниципальных предприятий и учреждений пишут заявления на отпуск на имя Мэра города, согласовывают с заместителями Главы Администрации города (кураторами), с последующей передачей управляющему делами Администрации города для оформления распоряжения.


^ XIХ. Порядок получения, разрешения и оформления командировок работникам аппарата Администрации города.


1. Выезд сотрудников аппарата Администрации города в пределах области и за её пределы оформляется распоряжением Администрации города. Основанием для издания распоряжения служат соответствующие документы: вызов, письма, факсограмма, заявление и т.д.

2. Оформление командировочных удостоверений осуществляет общий отдел Администрации города.

Подписывает командировочные удостоверения управляющий делами Администрации города

3. По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник аппарата обязан сдать командировочное удостоверение в общий отдел, отчитаться в бухгалтерии о командировочных расходах, а также предоставить непосредственному руководителю информацию о проделанной в командировке работе.


^ ХX. Печати, бланки и штампы

1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать. В Администрации города имеются следующие печати:

Мастичные гербовые печати хранятся: у Мэра города, управляющего делами Администрации города, главного бухгалтера Администрации города.

^ Простые печати с обозначениями:

^ Мастичные штампы:

“Администрация г. Зверево Ростовская область" - хранится в общем отделе Администрации города.

“Копия верна" - хранится в общем отделе Администрации города. “Администрация г. Зверево Ростовская область" - для входящих документов - хранится в общем отделе Администрации города.

“Администрация г. Зверево Ростовская область" - для исходящих документов - хранится в общем отделе Администрации города.

“Контроль до __________” - хранится в общем отделе Администрации города..

“Оплачено” - хранится в бухгалтерии Администрации города.

“Получено” - хранится в бухгалтерии Администрации города.

“Отдел по делам ГО и ЧС” - хранится у главного специалиста ГО и ЧС Администрации города.

“Зарегистрировано в Администрации г. Зверево Ростовской области” - хранится в отделе экономики Администрации города.

“Снят с учета” - хранится в секторе по воинскому учету Администрации города.

“ВУС Зверевского Г.С. (Гуковский ГВК) Ростовской области” - хранится в секторе по воинскому учету Администрации города.

“Принят на учет” - хранится в секторе по воинскому учету Администрации города.

"Ростовская область Администрация г. Зверево. Военно-учетный стол" - для регистрации исходящей документации - хранится в секторе по воинскому учету Администрации города.

"Ростовская область Администрация г. Зверево. Военно-учетный стол" - для регистрации входящей документации - хранится в секторе по воинскому учету Администрации города.

"Ростовская область. Администрация г. Зверево. РСО" - хранится у ведущего специалиста по мобилизационной подготовке Администрации города.

"Мобилизационный отдел. Администрация г. Зверево. Для пакетов № 1" - хранится у ведущего специалиста по мобилизационной подготовке Администрации города.

"Администрация г. Зверево Ростовская область. Мобилизационный отдел" - для регистрации входящей документации - хранится у ведущего специалиста по мобилизационной подготовке Администрации города.

"Администрация г. Зверево Ростовская область. Мобилизационный отдел" - для регистрации исходящей документации - хранится у ведущего специалиста по мобилизационной подготовке Администрации города.

Печати, штампы хранятся в сейфах.

2. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей в подразделениях Администрации города возлагаются на их руководителей.

Бланки документов, применяемые в аппарате Администрации, структурных подразделениях должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

3. Структурные подразделения, приемные руководителей, имеющие компьютеры, при подготовке писем, как правило, пользуются бланками "Администрация города Зверево". Чистые бланки должны храниться в сейфах или закрытых шкафах.

4. Заказы на изготовление печатей и штампов подаются в общий отдел Администрации города, утверждаются управляющим делами Администрации города.

Пришедшие в негодность и аннулированные печати сдаются в муниципальный архив и уничтожаются по акту.

5. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность общий отдел


^ XXI. Выполнение машинописных, копировально-множительных работ.


1. Печатание документов осуществляется непосредственно в структурных подразделениях Администрации на компьютерах или пишущих машинах.

2. Общий отдел Администрации города выполняет работы по печатанию материалов, носящих нормативно-правовой характер, договоров, протоколов.

3. Рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, тщательно отредактированы, выполнены фиолетовыми, черными или синими чернилами (пастой) и завизированы исполнителем.

Общий отдел вправе не принять для печатания материал, написанный или правленый неразборчивым почерком, карандашом.

Не принимаются в печать документы, не подписанные автором.

Корректорские работы специалистами, печатающими документы, не производятся.

4. Машинописные работы выполняются по двум категориям: срочные, обычные.

Срочные - в течение часа. Обычные - в течение одного дня.

Поручения Мэра города, материалы за его подписью являются внеочередными и печатаются незамедлительно. Материалы, сданные в общий отдел Администрации города после 16-00 часов, выполняются на следующий день (за исключением срочных).

При необходимости выполнения машинописных работ в другие сроки разрешение дает управляющий делами Администрации города.

5. Тиражирование документов производится специалистами общего отдела на множительной технике после согласования с управляющим делами Администрации города.

6. На копирование передаются первые экземпляры (подлинники) отпечатанных материалов или качественно исполненные копии.

Специалисты общего отдела вправе не принимать к размножению материал, не отвечающий соответствующим требованиям.

Не подписанный или не завизированный материал к размножению не принимается.

7. В общем отделе производятся машинописные работы только служебного характера.

8. Работа с секретными документами ведется специалистом по военно-мобилизационной работе и общим отделом Администрации города, в соответствии с инструкцией “О секретном делопроизводстве”.


ХХII. Порядок оформления документов к сдаче в архив и использование архивных документов


1. Дела формируются в отделах и структурных подразделениях под непосредственным методическим руководством специалиста городского архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

Документы временного срока хранения в архив не сдаются, хранятся в структурных подразделениях, списываются согласно номенклатуры с составлением акта.

2. Оформление дел для передачи в архивные учреждения производится работниками структурных подразделений, согласно Номенклатуре дел аппарата Администрации города и "Основным правилам работы ведомственных архивов", при методической помощи специалиста архива.

3. Контроль за своевременным оформлением дел для передачи в архивные учреждения и ответственность за передачу необходимых документов несут руководители структурных подразделений и управляющий делами Администрации города.

4. Дела постоянного срока хранения переплетаются, нумеруются. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела можно хранить в скоросшивателях, листы не нумеруются.

На все завершенные делопроизводством дела постоянного срока хранения и дела по личному составу (75 лет хранения) в структурных подразделениях составляются описи. Дела временного срока хранения хранятся в структурных подразделениях Администрации города в запирающихся шкафах; постоянного срока хранения – архиве города, после их передачи на госхранение согласно графику.

При приеме особо ценных документов в делах проверяется количество листов. Вместе с делами в архивные учреждения передаются и регистрационно-контрольные картотеки на документы.

Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел несет специалист общего отдела Администрации города.

5. Передача дел в архив города осуществляется ежегодно специалистом общего отдела Администрации города согласно графику, утвержденному постановлением Администрации города Зверево.

6. Документы, находящиеся на хранении в структурных подразделениях Администрации города, предоставляются сотрудникам подразделений Администрации для работы в помещении структурного подразделения, а в некоторых случаях - во временное пользование вне данного отдела, но в здании Администрации под расписку.

Выдача дел за пределы отдела регистрируется в книге выдачи дел в Администрации города по заявлению.

7. Постановления и распоряжения Мэра города, Администрации города, после 5-летнего нахождения в общем отделе Администрации города, передаются на хранение в городской архив, согласно утвержденным описям ЭПК Комитета по управлению архивным делом Администрации Ростовской области.

Материалы по обращениям граждан хранятся в общем отделе Администрации города.

Законченные делопроизводством дела постоянного срока хранения по личному составу и временного срока хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче на госхранение в горархив подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями КГСД и «Правилами работы ведомственных архивов».

Формирование и оформление дел производится сотрудниками отделов и структурных подразделений, в ведении которых находились дела, под контролем ответственного за делопроизводство и архив Администрации города и при методической помощи специалиста городского архива Администрации города, которые руководствуются в работе Номенклатурой дел отдела или структурного подразделения, «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», «Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти».

Документы по личному составу, включенные в описи 1-Л, хранятся в архиве Администрации города.

Документы временного срока хранения хранятся в отделах и структурных подразделениях Администрации города и подлежат частичному оформлению дела, допускается хранение в скоросшивателях, пересистематизацию документов можно не производить, листы дел не нумеровать.

Акты о выделении к уничтожению, но подлежащих хранению документов, составляются экспертной комиссией Администрации города только после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного срока хранения и по личному составу за соответствующий период и их утверждения на заседания ЭПК Комитета по управлению архивным делом Ростовской области и если предусмотренные для них срок истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Дела временного срока хранения с грифом «ДСП» уничтожаются согласно протоколу заседания ЭПК Администрации с составлением акта об уничтожении.


XXIII. Дежурство в Администрации города


1. Организация дежурства в Администрации города, составление графика дежурства, назначение дежурных, их инструктирование возлагается на управляющего делами Администрации города. Ответственность за правильное (в соответствии с требованиями инструкции дежурного) исполнение обязанностей дежурного в равной степени несут управляющий делами Администрации города и дежурный.

2. Дежурство в Администрации города осуществляется круглосуточно диспетчером Единой дежурной диспетчерской службой, в выходные и праздничные дни с 9 часов до 18 часов – заместителями Главы Администрации города, управляющим делами Администрации города по графику, который готовится общим отделом и ежемесячно утверждается распоряжением Администрации города.


^ ХXIV. Внутренний распорядок и создание необходимых условий для работы сотрудников аппарата Администрации города

1. Ответственность за организацию работы сотрудников аппарата Администрации города, соблюдение ими правил Регламента работы возлагается на руководителей структурных подразделений Администрации города, управляющего делами Администрации города.

2. В Администрации города действует пятидневная служебная неделя. Выходными днями являются суббота и воскресенье.

Служебный день в Администрации города начинается в 9 часов и оканчивается в 18 часов. В пятницу служебный день оканчивается в 17 часов. Продолжительность служебного дня, непосредственно предшествующего нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час.

Перерыв для отдыха и питания начинается в 13 часов и оканчивается в 14 часов.

3. Учет рабочего времени сотрудников аппарата Администрации города ведет общий отдел Администрации города. Табель учета рабочего времени подписывается специалистом общего отдела, специалистом по кадровой работе общего отдела, утверждается управляющим делами Администрации г.Зверево и в установленные сроки передается в бухгалтерию Администрации города.

Соблюдение служебного распорядка обязательно для всех работников Администрации города.

4. Заместители Главы Администрации города, руководители структурных подразделений Администрации города обязаны сообщать управляющему делами Администрации города об отъезде в командировку, об уходе в отпуск, об отсутствии в связи с болезнью, о своем месте нахождения во время отсутствия на рабочем месте, продолжительностью более 3-х часов по другим причинам.

Во всех структурных подразделениях Администрации города уход работников с рабочего места должен производиться с ведома руководителя.

Контроль за соблюдением работниками Администрации города служебного распорядка осуществляют руководители структурных подразделений аппарата Администрации города, заместители Главы Администрации города.

Общий отдел Администрации города вправе проводить проверки соблюдения служебного распорядка.

5. Материально-техническое обеспечение деятельности Администрации города осуществляет заведующий хозяйством Администрации города.

6. Для получения канцтоваров, проведения ремонтных работ руководители структурных подразделений Администрации города подают заявку заведующему хозяйством Администрации города.



Управляющий делами

Администрации г. Зверево


Т.П. Шепелева







Приложение

к Регламенту Администрации г. Зверево



^ Порядок предоставления информации

в автоматизированную систему контроля исполнения документов «АСКИД».


Постановление Главы Администрации Ростовской области от «__»_____200_г. №___ «О…..»

Ответственный за исполнение: зам. Главы Администрации ____________________________ ___________

ф.и.о.

Поручение:_________________________________________________________________________________


Что выполнено

Что не выполнено

Причины невыполнения

Принятые меры

План мероприятий по исполнению документа

Протоколы совещаний

Справки проверок

Переписка

Информация соисполнителей

Аналитическая информация о ходе выполнения






























Управляющий делами

Администрации г. Зверево Т.П. Шепелева

zadachej-centra-yavlyaetsya-organizaciya-distancionnoj-formi-obrazovaniya-po-specialnostyam-poligraficheskogo-profilya.html
zadachi-1-1243-1211-dvojnaya-numeraciya-v-skobkah-dani-nomera-zadach-po-staromu-zadachniku-dlya-9-11-klassov.html
zadachi-1-opirayas-na-nauchnie-trudi-izvestnih-russkih-lingvistov-opisat-znachenie-fonetiki-lyubogo-yazika-iz-chego-sostoit-moment-eyo-izucheniya-2-sravnit-i-proanalizirovat-principi-orfografii-oboih-yazikov.html
zadachi-1-polugodie-glava-y-metod-koordinat-v-prostranstve-1.html
zadachi-1-poznakomit-s-istoriej-vozniknoveniya-tabakokureniya-2-pokazat-otravlyayushee-dejstvie-tabaka-na-organizm-energizator.html
zadachi-1-rasshirit-ponyatie-o-normah-russkogo-literaturnogo-yazika-2-pokazat-uchashimsya-kakoe-prakticheskoe-primenenie-imeyut-dannie-naviki.html
  • abstract.bystrickaya.ru/108-vistavka-eksportnih-tovarov-kitaya-tretya-sessiya-the-108th-session-china-import-export-fair.html
  • gramota.bystrickaya.ru/zayavlenie-uchebno-metodicheskij-kompleks-dlya-studentov-specialnosti-030501-yurisprudenciya-ochnoj-i-zaochnoj-formi-obucheniya.html
  • composition.bystrickaya.ru/pedagogika-sotrudnichestva.html
  • university.bystrickaya.ru/evangelie-ot-marka-hristianstvo-istoricheskij-obzor.html
  • thescience.bystrickaya.ru/kadrove-zabezpechennya-u-sfer-visho-osvti-v-ukran.html
  • ekzamen.bystrickaya.ru/ria-novosti-moskva-19112008-ukraina-i-kazahstan-aktiviziruyut-sotrudnichestvo-v-sfere-atomnoj-energetiki.html
  • paragraph.bystrickaya.ru/lider-frakcii-edinaya-rossiya-v-mosgordume-andrej-metelskij-vozmozhnosti-moskvi-silno-ogranichivaet-federalnoe-zakonodatelstvo.html
  • lektsiya.bystrickaya.ru/programma-disciplini-byudzhetnaya-sistema-rf-dlya-napravleniyaspecialnosti-080100-68-ekonomika080105-65-finansi-i-kredit-kurs-tretij-avtor-desyatnichenko-d-yu.html
  • shpargalka.bystrickaya.ru/uchebno-metodicheskij-kompleks-specialnost-080502-ekonomika-i-upravlenie-na-predpriyatii-kulturi-i-iskusstva-moskva-2009.html
  • uchit.bystrickaya.ru/testi-tablica-sto-kartochki-dlya-igri-veryu-ne-veryu-zadachi.html
  • prepodavatel.bystrickaya.ru/tablica-1-nalichnie-zapasi-na-skladah-predpriyatiya-recenzenti-kand-ekonom-nauk-yu-s-valeeva.html
  • reading.bystrickaya.ru/makroanaliz-restrukturizacii-rao-ees-rossii-chast-15.html
  • essay.bystrickaya.ru/blgarite-s-naj-mnogo-medali-po-elektronika-na-plovdiv-gabrovo-izprevari-plovdiv-za-tunela-pod-shipka.html
  • upbringing.bystrickaya.ru/konkurse-uchenicheskih-referatov-krugozor.html
  • institut.bystrickaya.ru/tradicionnaya-kalmickaya-elita-v-prostranstve-rossijskoj-imperii-v-xviii-nachale-hh-veka.html
  • thesis.bystrickaya.ru/prilozhenie-1-antonin-bartonk-zlat-mukny.html
  • holiday.bystrickaya.ru/nov-dec-polnij-kurs-dzhek-shvager-perevod-s-anglijskogo.html
  • kontrolnaya.bystrickaya.ru/radiacionnoe-vozdejstvie-v-period-do-implantacii-materiali-dlya-podgotovki-k-seminarskim-zanyatiyam-po-discipline-radiobiologiya.html
  • lecture.bystrickaya.ru/aktualnie-problemi-v-pensionnom-obespechenii.html
  • zanyatie.bystrickaya.ru/ribnie-resursi-ih-ispolzovanie-i-ohrana-chast-2.html
  • composition.bystrickaya.ru/perechen-modulej-kursov-dlitelnogo-povisheniya-kvalifikacii.html
  • composition.bystrickaya.ru/otveti-na-zadaniya-olimpiadi-po-russkomu-yaziku.html
  • kontrolnaya.bystrickaya.ru/razdel-6-kachestvo-podgotovki-vipusknikov-otchet-o-rezultatah-samoobsledovaniya-buryatskogo-filiala-mesi.html
  • nauka.bystrickaya.ru/vneklassnoe-meropriyatie-puteshestvie-po-strane-lingvistike-uchitel-russkogo-yazika-i-literaturi.html
  • uchit.bystrickaya.ru/tema31-uchet-raschetov-s-debitorami-po-byudzhetnim-kreditam-2-osnovi-professionalnoj-etiki-buhgaltera-12-tema.html
  • testyi.bystrickaya.ru/adres-650036-g-kemerovo-ul-tereshkovoj-26-kto-est-kto-v-bibliotechnom-mire-kuzbassa.html
  • uchebnik.bystrickaya.ru/uchebno-metodicheskij-kompleks-disciplini-opd-f-02-istoriya-politicheskih-i-pravovih-uchenij-kod-i-nazvanie-disciplini-po-uchebnomu-planu-specialnosti.html
  • prepodavatel.bystrickaya.ru/tri-intervyu-s-vladimirom-dudincevim-stranica-37.html
  • control.bystrickaya.ru/dokumenti-neobhodimie-dlya-oformleniya-vizi-v-moskve.html
  • grade.bystrickaya.ru/nominaciya-doshkolnie-obrazovatelnie-uchrezhdeniya-laureati.html
  • institut.bystrickaya.ru/strahovanie-zhizni-chast-7.html
  • report.bystrickaya.ru/ignoto-deo-novaya-religioznost-v-kulture-i-iskusstve.html
  • zadachi.bystrickaya.ru/mezhdunarodnij-valyutnij-fond-chast-3.html
  • thescience.bystrickaya.ru/i-gorodskoj-forum-opencity-perm-21-23-oktyabrya-2011-goda.html
  • shpargalka.bystrickaya.ru/urok-na-temu-tverskie-zemli-v-h-iv-veke.html
  • © bystrickaya.ru
    Мобильный рефератник - для мобильных людей.